ペーパーレス、タブレット、データ、スマートがごちゃごちゃ

ペーパーレスとタブレット導入がセットになる。
ペーパーレスは、エコなイメージがある。
そこで、タブレット導入をとなると組織では必ず違和感を唱える声があがる。
「紙は必要だ」「新しい機械についていけない者の対応は」「コストの負担は誰が」

追い風として、政府はICT化を推進する。第４次産業革命で国際的にリードしていく必然性や、働き方改革による生産性の向上、そして総活躍社会や少子化対策に繋がる。

余談だが、マイナンバーカードも同じく、メリットとデメリットが利用者に実感しにくい状態で導入を急がれる。共通するのは、個人の価値感覚の差による必要度合いの違いなのではないかと。またスムースに導入に至らない理由は、それぞれが抱える論点がごちゃごちゃになっているせいではないか。「誰の（どんな）メリット→課題の解決」という具合に、正確な把握と、優先順位の判断や冷静な対応がなされていない印象がある。

私のメリット

先日、業務上の書類を受け取った。164ページに表裏の表紙90枚近い紙の束だ。
私はデータで必要なのでホチキスを外しすぐさまドキュメントスキャナで取り込み、Evernoteに。
ただよく考えてみれば最近はデータをホームページに掲載してくれる対応が早くなっているので事務局に問い合わせてみると、これまた素早い対応でホームページで公開してくれた。それはそれでダウンロードした。
無駄な仕事をしたと思わなかったのは、いずれもストレスフリーだったからだ。

因みに私にとっての一番のストレスはスピードだ。単純に早さを意味することもあるが、計画性に伴う実効性の評価。易しく言うと「こうしようと考え、ちゃんとその通りになる」こと。あるいはそれ以上の効果が出てくればその仕組みに期待が増し、価値観が高まる。

データはどこに入れるかがポイント

ダウンロードしたデータ（PDF）はスキャンデータと同じくEvernoteに入れた。
そして、最近試しているSideBooksに転送するためにDropboxに入れた。

SideBooksはデジタルドキュメントを閲覧するためのアプリで評価が高い。いかんせんこの手のビューワーは数限りなくあって、同じドキュメントであってもどのアプリでどんなふうに使うかで、実効性が大きく左右されるので、アプリ選びがポイントでもある。

確かに・・要らない紙がいっぱいある。という例

手にした書類の優れたところと劣っているところを一つ挙げると、Ⅲ項（政策別主要事業の概要）とⅣ項（一般会計歳出予算の概要）」で、同じ内容を分類の仕方を変えて掲載しているところだ。
項目を分けて見せる理由は、大枠な政策は款別の費目（行政の部署）をまたがっているためで、政策で見たい人はⅢ項が解りやすい、仕事でみたい人はⅣ項が解りやすいとなる。
これによってこの紙の束の1/3（紙で30枚強）は内容が重複している。

▼元は一冊の冊子。ホチキスを外してスキャナで取り込んだあと、頻繁に持ち歩きたいものとそうでないものを分けてとじ直す。上がそうでないほうの60枚


私は考えた。私だったらこの冊子は要らない変わりに、データのURLを知らせて貰えばEvernoteとDropboxに入れて先程のSideBooksで閲覧すればいいし、ブックマークや加筆もできる。紙で欲しいところは印刷するが紙の量は1/2〜2/3で済む。
試用中のSideBooksは快適だ。検索もスムースで付箋もまぁまぁ使えそう。早いし読みやすい。
Evernoteに入れる理由は書類をまたぐ検索をするためだ。大量のデータの中から目的のワードを創造的に探してくれる。

▼SideBooksで読み込んだ上記書類のPDFデータで「新井南部」と検索中。只今133ページ目で、ヒットした箇所を表示している。83Pと89Pは重複しているのが分かる。


▼Evernoteの威力とも言える検索。「新井南部」で検索すると、さきほどダウンロードしたPDF書類はもとより、前日にスキャナで取り込んだ画像データの文字も見つけてくれていた。また、過去7年に遡ってデジタル版の新聞をはじめ32件の文書がヒットした。

何がスマートか

デジタルデータの恩恵はというと、いつも手元にあるということだ。
これは天と地ほどの差がある。いつも手元にあるのはこの文書だけでは無くて過去何年もかけて関わってきた文書全てということであったり、電波の届かない海底でふと気づいた時に提案してもらえるいうことだ。一部は可能性の話になるがiPhone（スマートフォン）は現代人が最も携帯性の高いデバイスであるし、ウェラブルの、例えばAppleWatch（スマートウォッチ）なら身体密着性がさらに高まる。スマートイヤフォン（Earpods）、今後はスマートグラス、スマートリングもあるだろう。ストレスフリー＋オンデマンドこれがスマートというものではないか。

タブレットが欲しい♡その前に・・

タブレットが（再び）欲しくなった。実を言うとSideBooksの試用はタブレットの必要性を感じてのことでもある。
先程の例であるように、今の仕事のために、これまでとは想像を超える量の書類に目を通すようになり、印刷するようになり、分類するようになった。（#紙の仕分け人）
ようやく一定のルールが一年半かけて出来上がったような気がするが、元データの管理が煩雑だ。
つまり、全ての紙データをスキャナで取り込んでる訳でなし、ブラウザでブックマークしてる訳でなし、EvernoteやDropboxに突っ込んでる訳ではない。こと毎年増えるデータ（数十枚構成のドキュメント）については相応な箱が欲しくなってきた。それがSideBooks的な優れたビューワで、インターフェースはiPadではないかと。

が、まだその前にやってみたいことはある。
タブレットの欠点はいつも手元に無いこと。それによって過去に持った初代iPadは濃い人生を送れなかった苦い経験がある。
Applewatchで通知に気付かないことを恐れて肌身離さずiPhoneを持っている必要が無くなった私は、より小さいこと＝価値 のように思っていたiPhoneのサイズを大きくしてみたいと考えている。